Aangezien dossiers vaak omvangrijk zijn, is het niet om het even hoe je in het OMV-loket een dossier samenstelt. Het OMV-loket is gebouwd om via automatische webservices te werken. Digitale informatie en bijlagen worden doorgesluisd naar de vergunningverleners en adviesinstanties. Een logische naamgeving van documenten en het structureren van digitale informatie is daarom belangrijk voor de leesbaarheid van dossiers voor alle spelers (de aanvrager zelf, gemeenten, adviesinstanties, vergunningverlenende overheid,…) en een efficiënte vergunningverlening. Deze leidraad helpt aanvragers op weg.

Volgende 10 vuistregels helpen je op weg bij het indienen van een dossier bij de provincie Antwerpen:

1.    Indienen start bij de keuze van het juiste projecttype in het OMV-loket.
        Enkele tips:

• Kies “Aanvraag omgevingsproject” bij:
  • een project met één of meer vergunningsplichtige handelingen / activiteiten op vlak van stedenbouw of milieu.
  • een verandering van een vergunning van een inrichting van klasse 1 met één of meer activiteiten van klasse 3.
  • een verandering van een vergunning van een inrichting van klasse 1 met een tijdelijke inrichting van klasse 2.
  • een uitbreiding met een tijdelijke inrichting van klasse 1.
  • een splitsing van een inrichting van klasse 2 of 1 in meerdere inrichtingen.
• Kies “Bijstelling van milieuvoorwaarden” voor het aanpassen van de milieuvoorwaarden, ook al heeft de vraag aan de deputatie betrekking op een afwijking van Vlarem II of III.
• Kies “Gehele of Gedeeltelijke overdracht” wanneer de overdracht betrekking heeft op naar milieu ingedeelde activiteiten en de laatste vergunning verleend is door de deputatie. 
  • Een complexe actualisering (bv. door CLP-omzetting) kan je mee opnemen. Mogelijk is extra informatie bij de melding nodig (bv. addendum RC voor CLP-omzetting).
  • Een toewijzing kan je mee opnemen, maar de melding mag geen verandering inhouden van ingedeelde activiteiten.
• Kies “Melding omgevingsproject” bij:
  • een verandering van een vergunning van een inrichting van klasse 1 met meldingsplichtige stedenbouwkundigen handelingen.
  • een provinciaal project, dat geen betrekking heeft op een inrichting van klasse 2 of 1, met meldingsplichtige handelingen / activiteiten op vlak van stedenbouw of milieu.

2.    Geef het project een logische naam.
        Vermeld in de projectnaam:

• de naam van de inrichting van klasse 1 en een korte omschrijving van het project. Bijvoorbeeld: “bv XXX – nieuwbouw van een zeugenstal”.
• de gemeente waar de inrichting gelegen is, wanneer er meerdere vestigingen zijn in de provincie Antwerpen. Bijvoorbeeld “nv XXX – Zwijndrecht – nieuw tankenpark”.

        De informatie onder “Uw referentie” dient voor eigen gebruik en is niet zichtbaar voor de vergunningverlener.

3.    Maak duidelijk dat waarom de provincie de bevoegde vergunningverlenende overheid is, door:

• bij een project van de provinciale gesloten lijst, dit aan te duiden, alsook het juiste rubrieknummer van deze lijst.
• de naam van de inrichting van klasse 1 op te nemen in de projectnaam. De indelingslijst is in de loop de jaren gewijzigd. Kijk na of de inrichting nog steeds onder klasse 1 valt.
• bij een dossier met enkel een stedenbouwkundig luik in de verantwoordingsnota te verduidelijken waarom er geen milieuluik is opgenomen (bv. verwijzing naar een recent verkregen (milieu)vergunning of duidelijk aangeven dat er geen naar milieu ingedeelde activiteiten plaatsvinden). Hou er rekening mee dat ook stopzettingen van naar milieu ingedeelde activiteiten een actualisering vragen.
• bij een dossier met enkel een milieuluik in de korte niet-technische omschrijving van het voorwerp te verduidelijken waarom er geen stedenbouwkundig luik is (bv. vrijgesteld of verwijzing naar een stedenbouwkundige vergunning).

4.    Zorg voor een duidelijke naamgeving bij op te laden bijlagen (plannen, documenten,…). Zo geef je elk document een logische naam:

• Start de naam met het nummer van de bijlage van het aanvraagformulier of het nummer van het addendum (bv. R3 – lozing van afvalwater en koelwater).
• Neem alle nummers van de bijlagen/addendabibliotheek mee op in de naam van een document dat bij meerdere bijlagen/addenda thuishoort.
• Voor de stedenbouwkundige plannen is er een uitzondering. Daarvoor geldt de naamgeving van de normenboeken OMV.
  Voor de bouwplannen (R27-X) is vereist dat de naamgeving de codificatie BA_[Voorwerp-ID]_[Tekeningsoort]_[Toestand]_[Volgnummer]_[Vrije tekst].EXT volgt.
  Indien de naamgeving afwijkt, dan zorgt dit mogelijk voor technische problemen bij het opladen van de beslissing van de vergunningverlenende overheid over de aanvraag in het OMV-loket.
  De naamgeving voor de bouwplannen start met “BA-” en niet met “R27-BA-“.

5.    Om je meer in detail op weg te helpen wanneer welke bijlagen vereist zijn, kan je onze leidraad raadplegen. Dit is een ondersteunend instrument en geenszins wetgeving.

6.    Plannen bevatten een werkbare en correcte schaal. 

• Dit geldt voor zowel plannen m.b.t. stedenbouwkundige handelingen als voor ingedeelde milieu-activiteiten (bv. activiteiten op schaalgrootte omwille van afstandsregels). 
• De schaal moet correct ingetekend zijn. Ingescande plannen voldoen hier niet aan, terwijl dit wel het geval is voor het formaat ISO 32000/1 (minimaal pdf 1.7).
• Raadpleeg voor aanvragen met stedenbouwkundige handelingen de normenboeken OMV, zodat plannen en foto’s correct zijn opgemaakt (bestandstype, informatie per plan, …). De bouwplannen (R27-X) mogen geen lagen bevatten.

7.    Voeg een bewijs van betaling van dossiervergoeding toe.

• Vermeld bij de betaling ook het projectreferentienummer van het omgevingsloket. Het tarief hangt af van de procedure. Klik hier voor meer info.
• Voor een dossier ingediend bij de provincie dien je enkel een vergoeding te betalen aan de provincie als vergunningverlenende overheid; niet aan Vlaanderen.

8.    Zorg voor een juiste ondertekening van het dossier door alle vereiste ondertekenaars:

• Voor stedenbouwkundige handelingen met architect: minstens de architect.
• Voor stedenbouwkundige handelingen zonder architect: de aanvrager.
• Voor ingedeelde inrichtingen of activiteiten: de exploitant of de vertegenwoordiger van de exploitant (bij rechtspersoon).
• Belangrijk is ook om de contactpersonen voor een dossier in het loket als ‘contactpersoon’ aan te duiden. Op die manier is duidelijk wie we kunnen aanspreken bij een vraag over het dossier.

9.    Gebruik steeds opnieuw hetzelfde unieke inrichtingsnummer. Bij een eerste aanvraag (met naar milieu ingedeelde activiteiten) wordt een inrichtingsnummer aangemaakt. Dit unieke nummer geldt als identificatie van de inrichting.

10.    Indien je dit wenst, kan je een kopie genereren van het ingediende dossier.

• Ga hiervoor als volgt te werk:
  • Klik op de knop “Genereer rapport” onder “Project inhoud” onder de tab “Samenstelling”.
  • Vink aan “Gegevens en bestanden van rapport, inclusief opgeladen bestanden” en genereer het rapport.
  • Je krijgt een inlichtingsscherm dat het rapport is aangemaakt. Klik dit dicht. Het rapport kan je terugvinden onder “Projectoverzicht”, “PDF-versies”.
• Door performantieproblemen van het OMV-loket is een dossierafdruk van de ingevulde metadatablokken “stedenbouw” vandaag nog niet mogelijk in een leesbaar formaat.
• Klik eerst alle ingevulde vrijetekstvelden open, anders ontbreken ze mogelijk in de dossierafdruk. Het gebruik van vrijetekstvelden raden we af.

Aangezien het OMV-loket een Vlaams instrument is, kan de provincie niet helpen bij technische problemen of performantieproblemen. Hiervoor kan je terecht bij de helpdesk van het OMV-loket.

Voor vragen over de omgevingsvergunning kan je terecht bij het centraal meldingspunt van Vlaanderen.

Informatie over de omgevingsvergunning vind je tevens terug op www.omgevingsloket.be.