1. Algemeen

Hieronder kan je een overzicht vinden op de belangrijkste vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door de provincie Antwerpen. Heb je nog vragen over je persoonsgegevens? Of over onze Privacyverklaring? Je kan altijd bij ons terecht voor bijkomende informatie via deze contactmogelijkheden.

2. Wie zijn we?

De groep provincie Antwerpen bestaat uit verschillende rechtspersonen:

• De rechtspersoon ‘provincie Antwerpen’ waaronder dan de verschillende provinciale departementen vallen, die dan nog eens zijn onderverdeeld in diensten. Voor een omschrijving van onze taken en werkingsgebied verwijzen we naar onze homepagina.
• De provinciale extern verzelfstandigde agentschappen zijn diensten met een eigen rechtspersoonlijkheid die door de provincie worden opgericht of waarin de provincie deelneemt en die belast zijn met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van provinciaal belang. Elke rechtspersoon treedt op als de verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Kijk hier voor de contactgegevens van de verschillende entiteiten en hun DPO’s.

Contact Provinciale diensten (rechtspersoon ‘provincie Antwerpen’)

Koningin Elisabethlei 22
2018 Antwerpen

e-mail: informatieveiligheid@provincieantwerpen.be

3. Welke persoonsgegevens verwerkt de provincie Antwerpen?

Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.

Enkele voorbeelden van persoonsgegevens die wij verzamelen zijn:

• Identificatiegegevens zoals je voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, elektronische identificatiegegevens zoals je private en publieke IP-adres, cookies;
• Persoonlijke kenmerken zoals je geboortedatum, burgerlijke staat, geslacht;
• Financiële gegevens zoals je bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot schulden en uitgaven of met betrekking tot jouw solvabiliteit; 
• Gegevens met betrekking tot de samenstelling van het gezin zoals het aantal kinderen ten laste; 
• Jouw rijksregisternummer waarvan de groep enkel maar gebruik zal maken indien zij hier een concrete machtiging voor heeft gekregen van het Sectoraal comité van het Rijksregister of indien wij hiervoor beroep kunnen doen op het Koninklijk besluit van 27 februari 1985 waarbij aan de provinciegouverneurs en aan de bestendige deputaties van de provincieraden toegang wordt verleend tot het Rijksregister van de natuurlijke personen of het Koninklijk besluit van 8 januari 1988 waarbij de provinciegouverneurs en de bestendige deputaties van de provincieraden gemachtigd worden om het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen te gebruiken. Wij zullen in ieder geval nooit onrechtmatig gebruik maken van uw rijksregisternummer;
• Gegevens met betrekking tot jouw beroep zoals je curriculum vitae; 
• Woningkenmerken zoals de aard van de woning, eigendom of gehuurd, kadastergegevens; 
• Foto en allerhande beeldmateriaal dat we verzamelen op onze domeinen en tijdens onze activiteiten; 

4. Wat gaan wij met je persoonsgegevens doen?

Om uw persoonsgegevens te verwerken moeten wij over een geldige rechtsgrond beschikken, afhankelijk van het doel kunnen we ons baseren op verschillende rechtsgronden.

5. Aan wie gaan we je persoonsgegevens doorgeven?

Binnen de groep provincie Antwerpen

Om hun respectievelijke rollen en verantwoordelijkheden te bepalen, hebben de verschillende entiteiten binnen de groep provincie Antwerpen een verwerkersovereenkomst afgesloten met de rechtspersoon provincie Antwerpen. 

De groep provincie Antwerpen met inbegrip van de Bosgroepen vzw en de Regionale Landschappen vzw verwerken gezamenlijk de gegevens die verzameld worden in de centrale klantendatabank. De klantendatabank is samengesteld uit informatie die wij rechtstreeks ontvangen wanneer je online inschrijft voor een activiteit, of je abonneert op een nieuwsbrief. Zo geef je ons onder andere je naam en contactgegevens door. In de centrale klantendatabank worden de contactgegevens van onze klanten (burgers, scholen, bedrijven, verenigingen, ...) in een contactfiche bijgehouden en gekoppeld aan de werking van onze diensten (relationele informatie). Op die manier wil de groep provincie Antwerpen de relatie met haar ‘klanten’ verbeteren en wil ze gerichter en persoonlijker communiceren. 

De contactgegevens die op de contactfiche vermeld staan, zijn raadpleegbaar door de verschillende entiteiten. De relationele informatie, inclusief doeleinden en dossiers, is echter alleen toegankelijk voor de relevante diensten. Het gebruik van je persoonsgegevens op de contactfiche is beperkt tot situaties waarin je expliciet toestemming hebt gegeven, in de uitvoering van een overeenkomst, in het kader van een taak van algemeen belang, of in overeenstemming met wettelijke verplichtingen.

Hier kan je de contactgegevens en DPO’s m.b.t. de entiteiten terugvinden.

Aan externe partijen

De entiteiten van de groep provincie Antwerpen zullen je gegevens niet verkopen of verhuren aan ondernemingen of personen die geen deel uitmaken van de groep provincie Antwerpen. De groep provincie Antwerpen beschouwt je gegevens als vertrouwelijke informatie.

We delen jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is in het kader van onze wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang of die van de derde partijen die de gegevens ontvangen. De provincie Antwerpen zal altijd controleren of deze partijen recht hebben om jouw persoonsgegevens te ontvangen vooraleer deze over te maken. 

Indien noodzakelijk delen we jouw persoonsgegevens met: 

• Professionele raadgevers
• Overheidsdiensten
• Gerecht en politiediensten
• Werkgever of zakenrelaties
• Geregistreerde persoon
• Gerecht en politiediensten
• Private partijen zoals deelnemers aan een evenement of studiebureaus

Occasioneel doet de groep provincie Antwerpen een beroep op een externe verwerker. Dit houdt onder meer in dat we voor enkele taken of onderzoeken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden. Indien dit gebeurt, zal de groep provincie Antwerpen er steeds op toezien dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. De entiteiten van de groep provincie Antwerpen leggen dit ook steeds contractueel vast met deze verwerkers. Zo zullen deze verwerkers jouw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten je gegevens gewist worden van zodra die verwerkers de opdracht voltooid hebben.

In het geval dat de verwerkers waarop de provincie Antwerpen beroep doet, persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken, zal de provincie Antwerpen overeenkomstig de privacywetgeving zorgen via contractuele of andere maatregelen, dat deze gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de EER zouden genieten.

Indien noodzakelijk voor onze dagelijkse bedrijfsvoering en steeds met inachtneming van de privacywetgeving, zal de provincie Antwerpen ook persoonsgegevens delen met partijen zoals advocaten- en incassokantoren, banken en verzekeringsmaatschappijen. 

6. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

De provincie Antwerpen hecht waarde aan privacy en zet zich daarom in om uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens alleen op een eerlijke en rechtmatige manier te verwerken. 

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig behandeld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy.

De entiteiten van de provincie Antwerpen verbinden er zich toe om alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

7. Hoe lang houden we je persoonsgegevens bij?

De provincie Antwerpen ziet erop toe dat jouw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig om de bovenvermelde verwerkingsdoeleinden te realiseren.

Hieronder vind je enkele voorbeelden van bewaringstermijnen:

• Dossiers inzake inkomende facturen moeten tien jaar worden bewaard, nadien vernietigd;
• Het register van inkomende en uitgaande post moet tien jaar worden bewaard, nadien vernietigd; 
• Niet-Europese subsidiedossiers worden tien jaar bewaard, nadien vernietigd; 

We behandelen je persoonsgegevens conform deze Privacyverklaring zolang we ze bewaren. Als overheidsinstantie zijn wij volgens het Bestuursdecreet verplicht om een informatiebeheersplan op te stellen en deze termijnen goed op te volgen.

8. Welke rechten heb je betreffende de verwerking van je persoonsgegevens?

Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je rechten uit te oefenen zoals beschreven staat in de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming. Jij kan volgende rechten uitoefenen: 

a) Recht op informatie en van inzage

Je hebt recht om geïnformeerd te worden of de provincie Antwerpen jouw persoonsgegevens verwerkt en wanneer dit het geval is, om kosteloos inzage te verkrijgen en om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over jou verzamelen. 

b) Recht op verbetering

Wanneer je vaststelt dat je gegevens onjuist of onvolledig zijn, kan je ons vragen om ze te verbeteren.

c) Recht op gegevenswissing

De wetgeving voorziet in bepaalde gevallen om je persoonsgegevens te laten wissen. 

Dit is het geval wanneer:

•  jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld;
• de verwerking van je gegevens berust uitsluitend op je toestemming en je beslist om deze in te trekken;

Het recht op gegevenswissing is echter niet absoluut. De provincie Antwerpen heeft het recht om je gegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor onder meer:

• de naleving van een wettelijke verplichting;
• het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

d) Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen kan je vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Wij zullen jouw gegevens blijven opslaan, maar wij zullen het gebruik ervan beperken. 

Dit is onder meer het geval wanneer:

• je de juistheid van een persoonsgegeven betwist, gedurende de periode die de provincie Antwerpen nodig heeft om die juistheid te controleren;
• je gegevens niet meer nodig zijn om de doeleinden van de verwerking te bereiken maar je ze nodig hebt voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

e) Recht op overdraagbaarheid

In bepaalde gevallen heb je het recht dat de persoonsgegevens die je ons verstrekt hebt ofwel aan jou worden overgedragen ofwel door de provincie Antwerpen rechtstreeks worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat dit technisch haalbaar is.

f) Recht om niet het voorwerp uit te maken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die betrekking hebben op jou of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op jou.

Het beleid van de provincie Antwerpen is erop gericht dat je niet het voorwerp zal uitmaken van een beslissing die uitsluitend gebaseerd is op een geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering en rechtsgevolgen kan teweegbrengen die op jou betrekking hebben of een aanzienlijke gelijkaardige impact kunnen hebben op jou.

g) Het recht om je toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking door de provincie Antwerpen op je toestemming gebaseerd is, kan je op ieder ogenblik de door je gegeven toestemming intrekken. Zo kan je jezelf bijvoorbeeld altijd afmelden voor onze nieuwsbrieven. 

Hoe kan je uw rechten uitoefenen?

Om je rechten uit te oefenen, kan je terecht op ons webformulier. Hier kan je ook meer informatie terugvinden over de procedure en de voorwaarden.

Indien aan de voorwaarden voldaan is, zal de provincie Antwerpen zo snel mogelijk aan je vraag voldoen en je hierover berichten. Het is mogelijk dat wij eerst om aanvullende informatie vragen om jouw identiteit te bevestigen en om ons te verzekeren dat de aanvraag van jou afkomstig is.
De uitoefening van je rechten is kosteloos.

Wat betreft de nieuwsbrief kun je je gegevens ook steeds aanpassen via de link ‘voorkeuren aanpassen’, die je terugvindt in elke nieuwsbrief. Indien je geen nieuwsbrieven meer wenst te ontvangen, kun je je afmelden via de ‘uitschrijven’-link die in elke nieuwsbrief staat.

h) Recht om klacht neer te leggen bij een toezichthoudende autoriteit

Wanneer je van mening bent dat de verwerking van persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving inzake privacy heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of de federale Gegevensbeschermingsautoriteit, met volgende contactgegevens:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan 15
1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@adp-gba.be

9. DPO

Hier een overzicht van de bevoegde DPO’s binnen de groep provincie Antwerpen:

Een overzicht van de contactgegevens van buiten de groep provincie Antwerpen, maar wel met toegang tot de klantendatabank.

10. Hoe worden wijzigingen gedaan aan de huidige privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring kan wijzigingen ondergaan. Wij zullen dit doen door de bijgewerkte versie op onze website te plaatsen. Wanneer wij wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen wij de datum van de "laatste update" van onze Privacyverklaring wijzigen. Toch raden wij u aan onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.