De eerste stap is de beslissing van de deputatie tot opstart van de procedure tot ambtshalve bijstelling. Daarna volgt de samenstelling en indiening van het dossier in het Vlaams Omgevingsloket en de kennisgeving aan de exploitant.  De exploitant heeft toegang tot het loket, maar zal hiervoor de nodige stappen moeten zetten, zie toegangsrechten omgevingsloket.